5W2H: Um Modelo Simples e Eficaz

No mundo dos negócios, nem tudo é preto no branco. Especialmente hoje, na era do marketing, onde a experiência e a interação com o cliente são fundamentais.

Deixamos para trás o tempo das empresas engessadas, com estruturas inchadas, burocráticas e frias, regidas apenas por normas e regras. Agora, é essencial trazer vida aos negócios. Sonhos, inovação, criatividade, felicidade e bem-estar transformam empresas em organizações sensoriais e dinâmicas.

(Espero estar falando com alguém que já compreendeu essa mudança. Se não, este é o momento perfeito para iniciar seu 5W2H com base nessas diretrizes.)

Os tempos atuais exigem dinamismo. O antiquado não tem mais espaço. A velocidade para entender mudanças constantes no mercado e na economia, especialmente em tempos de crise, tornou-se uma necessidade para adaptação eficiente e consistente.

Essas transformações exigem a redução de processos e mais flexibilidade na tomada de decisões, permitindo respostas ágeis. O excesso de indicadores também se tornou inviável, pois não há tempo para monitorar e melhorar quatorze métricas simultaneamente. Hoje, o foco está nos cinco principais indicadores.

Empresas inovadoras como Nubank, Uber e Netflix mostraram que é possível reinventar a forma de fazer negócios e consumir. Esse novo cenário exige inovação! Por isso, organizações antes frias e pouco criativas foram influenciadas pelo modelo de trabalho de gigantes como Google e Facebook, adotando ambientes descontraídos, flexíveis e mais coloridos, que estimulam a criatividade dos funcionários. Hoje, precisamos sonhar e inovar.

A necessidade de agilidade e inovação pode nos levar a abandonar práticas antigas, como o hábito de planejar. Antes, era comum encontrar planos de ação detalhados nas empresas. Hoje, muitas organizações sequer conhecem o 5W2H. No entanto, sonhar sem planejamento não basta!

Por isso, sou adepta do 5W2H, um modelo de plano de ação simples, porém poderoso. Ele se baseia em sete perguntas que transformam ideias em realidade:

• What (O quê?)

• Why (Por quê?)

• Where (Onde?)

• When (Quando?)

• Who (Quem?)

• How (Como?)

• How Much (Quanto?)

Existe também o 5W3H, que inclui How Many (Quantidade), dependendo da necessidade.

A aplicação é simples: crie uma tabela no Excel com essas perguntas e responda cada uma delas. Dê um nome claro ao plano de ação, defina um responsável para delegar tarefas e estabeleça prazos – afinal, sem datas, tudo acaba sendo adiado. E, claro, tenha um objetivo bem definido.

Esse modelo é ideal para ações de curto e médio prazo. Para estratégias de longo prazo, pode ser necessário complementar com metodologias como o PDCA, que permitem acompanhamento contínuo e ajustes estruturados.

Voltando ao foco deste artigo, o 5W2H serve para tirar ideias do papel, literalmente. Muitas pessoas anotam grandes ideias em cadernos ou rascunhos de reuniões e depois as perdem no tempo por falta de organização e método adequado.

Minha sugestão? Sempre que uma grande ideia surgir em uma reunião, já marque um encontro específico para estruturar o plano de ação. No início, pode parecer um desafio entender a metodologia, mas a prática torna tudo mais simples. Responda todas as perguntas de forma objetiva, descrevendo as ações no infinitivo: fazer, reunir, criar, desenvolver.

Ao final da reunião, com o plano definido, a execução se tornará natural, pois todas as informações e responsabilidades estarão claras. Idealmente, o acompanhamento deve ser feito por uma pessoa diferente dos responsáveis pela execução das ações.

Não há segredo: é questão de prática! Então, vamos colocar em ação?